Många energibolag har successivt och långsamt upptäckt att skillnaden mellan anläggningens verkliga utseende och vad dokumentationen säger, blir allt större. Samtidigt saknar man allt mer information om anläggningen. Myndigheterna ställer samtidigt allt större krav på kontroll och inspektioner. Anläggningarnas komplexitet ökar och leverantörerna erbjuder allt fler tjänster och intelligens i sina produkter.

VB Elnät med 17 anställda är ansvariga för region och lokalnät i Ludvika, Smedjebacken och Fagersta. De beslutade 2015 att ta tag i frågan. Arne Löv som är stationsansvarig på VB Elnät såg problematiken.

– Gör vi inget, så kommer det att bli allt svårare och dyrare att underhålla och förvalta anläggningarna. Vi kan inte ta vara på de nya möjligheter som finns och vi kommer inte att kunna anställa den bästa personalen. Ungdomar vill arbeta med datorer, inte med papper och translarer som inte stämmer överens med verkligheten, vilket ökar risken för personskador och skador på anläggningen. När den äldre personalen går i pension försvinner mycket kunskap som inte finns dokumenterad, säger Arne.

– Därför beslutade vi 2015 att inom El-nät skapa ett centralt anläggningsregister som på sikt ska innehålla all information och alla dokument. Inte bara Word-, PDF- och Exceldokument utan också alla ritningar, all information om anläggningsobjekten t.ex. tidsinställningar, PLC programvaror osv, fortsätter Arne. 

Nytt IT stöd

Många dokument är gemensamma för flera anläggningsobjekt och när ett UH-arbete utförs påverkar det många dokument, ritningar och mycket information. Då är det svårt att säkerställa att man uppdaterat allt om de sparats i ett klassiskt fil-träd.

– Därför insåg vi också att det var bättre att spara dem knutna till anläggningens objekt, dvs i en objektorienterad databas, istället för ett klassiskt filträdsbaserat dokumenthanteringssystem, säger Arne.

Efter sedvanlig upphandling valdes Master concept från IDES i Linköping som teknisk plattform. Lösningen, som funnits i ca 20 år, togs ursprungligen fram för kärnkraftsindustrin. Den har nu paketerats, både tekniskt och ekonomiskt, för att passa små och medelstora energibolag.

Projektet

VB Energi är ett mindre energibolag som inte räknar med några större projekt inom överskådlig tid. Då finns det två sätt att genomföra detta projekt. Antingen scannar man in all pappersburen information samtidigt som man tolkar all text, främst på ritningarna. Eller så flyttar man in all dokumentation successivt, allteftersom man genomför mindre ombyggnader och underhåll.

– På VB Energi valde vi ett successivt införande, säger Arne.

– Samtidigt får man inte glömma bort att projektet inte bara är ett IT-projekt utan också ett förändringsprojekt som innebär att man inför nya rutiner. Nytt bättre IT-stöd utan nya rutiner ger ingen bättre ordning, förklarar Arne.

Hur går det?

– Vi har haft lösningen sen i november 2015 och har kommit en bra bit på väg. Att arbeta i Master concept är intuitivt och eftersom vi nu har en tydlig struktur och vet vad vi vill, så är det också enklare att ställa krav på leverantörerna. Även om de större leverantörerna inte alltid accepterar våra krav. Vi ska också handla upp en ny leverantör av underhållet och att då ha god ordning bör ge lägre kostnader, säger Arne.

– Det är fortfarande en filträdsstruktur, men objektorienteringen är mer intuitiv när man ska söka och uppdatera information. Det innebär att vi nu kan gå på tvärs dvs starta med ett objekt och sen söka både el- ritningar, dokumentation, protokoll, annan information och på sikt mek-ritningar med utgångspunkt från objektet. Inte hoppa i filträdets olika mappar. Vi har full versionskontroll och vet att uppdaterar vi ett dokument/ ritning så är detta dokument/ information uppdaterad för samtliga berörda objekt, berättar Arne.

Och utmaningarna?

– Att successivt införa nya rutiner betyder att användarna måste leva med två rutiner, den nya och den gamla och att ändra människors beteende är alltid en utmaning. Börjar vi inte åtgärda våra dokument nu så kommer det bara att bli ännu värre i framtiden, avslutar Arne.